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À primeira vista, o varejo parece uma atividade muito simples: o vendedor entrega mercadorias ao comprador em troca de valores. Ao decidir repô-las para um novo ciclo, porém, o varejista, seja qual for o seu tamanho, tem de vencer uma boa quantidade de incertezas até finalmente emitir os pedidos de compras das novas mercadorias para seus estoques.

Na maior parte das empresas, essa inteligência é representada pelos compradores, comenta Antonio Carlos Nogueirão, presidente da startup Unous, ele próprio ex-executivo de compras de um varejista global. "No varejo, essa experiência dos compradores era o diferencial das empresas. Isso não estava no software, estava nas pessoas, era segredo de Estado. Em termos de gestão de compras, cada varejista tinha seu modelo e processo, em geral sem sistema. O resultado é a dificuldade de treinar, de replicar conhecimento. E quando se perde essas pessoas, perde-se conhecimento", pondera. Com a falta de sistemas, diz Nogueirão, é muito frequente um varejista vender simplesmente porque comprou certa mercadoria - e não o contrário, comprá-la porque ela vende, que é o correto.

As grandes empresas de varejo brasileiras e as que têm matrizes fora do Brasil já contam com sistemas que administram essas decisões: são principalmente as plataformas da SAP (chamada MAP), do SAS (um conjunto de sistemas da categoria de Forecasting), da Oracle (RPAS) e, agora, a da Unous (Mindset). Atualmente, todas têm versões com preços ao alcance das pequenas e médias empresas, que podem definir detalhadamente seus pedidos de compras em função das vendas passadas, das projeções de crescimento, de perfis das suas lojas e outras variáveis, incluindo margem de preço.

"Uma das grandes virtudes da nossa solução é a flexibilidade. Ela pode ser modelada para fazer diferentes tipos de análises ou visualizar cenários que respondem a perguntas do tipo e se alterarmos a variável xis", diz Carlos Victoria, vice-presidente da Oracle para a área de varejo na América Latina (o atacado Makro e as Lojas Marisa estão entre as empresas que utilizam no Brasil o sistema da Oracle).

Elia Chatah, vice-presidente de vendas da divisão de parceiros da SAP Brasil, observa que os sistemas tipo ERP (de Enterprise Resource Planning), incluindo o da sua empresa, presentes em grande parte dos varejistas, são transacionais, ou seja, registram o passado - todas as transações -, mas em geral não contam com uma parte estratégica, que ajude o empresário a pensar no futuro.

"O que fizemos foi desenvolver partes complementares ao ERP, para cobrir essa parte estratégica", explica. "Quando falamos do estratégico estamos falando do coração do varejo - é possível cruzar informações de mercado, tendências em categorias de produtos, perfil de consumidor. Com isso é possível criar um planejamento comercial que envolva marketing, compras, vendas, unidades regionais, e a solução ajuda nesse modelo colaborativo", acrescenta Chatah.

O sistema permite, de acordo com ele, estabelecer até mesmo um ciclo de vida para as mercadorias, definindo seu preço e quantidade inicial, tempo de duração na loja, preço e quantidade ao final do ciclo. "As mercadorias da Copa do Mundo são um exemplo. Elas tiveram sete semanas de um ciclo assim: o que não for vendido até a quarta semana já precisa entrar em promoção com desconto, digamos, de 20%, e se as vendas não atingirem a meta seguinte, o sistema sugere um desconto de 40%", explica.

Para facilitar a implantação em pequenas e médias empresas, afirma ele, o sistema da SAP faz a leitura de dados do ERP do varejista e com eles constrói um planejamento inicial que vai sendo ajustado pela mudança de variáveis indicadas pelo cliente. A integração entre esses módulos e os ERPs é fundamental para estabelecer os limites financeiros destinados às compras, assinala.

"Além desse orçamento de compras, que é o 'open to buy', o varejista pode ter também o 'open to receive', que é a disponibilidade de caixa para receber aquela mercadoria", afirma Chatah.

"O sistema precisa ter a capacidade de absorver a estratégia de regras de negócio da empresa e gerar dois grandes planejamentos, um de canal e um outro de produto, ou seja, locais e mercadorias", afirma Nogueirão, da Unous. Outra funcionalidade importante, afirma ele, é o "plano de sortimento", que ajuda o varejista a definir as quantidades de cada variação da mercadoria destinadas a cada ponto de venda - numerações, estampas e tamanhos, por exemplo.

"Mas esse é o último nível do planejamento", pondera. "Mais importante é resolver o dia-a-dia para que a empresa compre apenas o que vai vender. Temporariamente, o sortimento pode ficar por conta da inteligência do comprador", afirma.

Victoria, da Oracle, diz que o módulo do RPAS que cuida de sortimento leva em conta inclusive o espaço que as compras ocuparão: "A Oracle tem diferentes módulos, desenhados para apoiar os negócios dos clientes, ajudando em assuntos como a definição de grupos de lojas e segmentação do mercado, para que o abastecimento seja correto, com preços corretos, coerentes com a demanda. Temos inclusive um módulo de administração financeira da mercadoria para qualquer moeda, um de artigos estratégicos e também esse de planejamento do sortimento, que leva em conta até o espaço que a mercadoria ocupará na loja", afirma Victoria.